Grandi eventi e manifestazioni: come allestire aree hospitality, lounge e accoglienza

Chi partecipa a una grande manifestazione trascorre spesso diverse ore tra padiglioni, stand, incontri e appuntamenti. A un certo punto, però, arriva il momento di fermarsi: per una conversazione con un cliente, una pausa tra due impegni o un incontro riservato con un partner commerciale.

È in questi momenti che le aree hospitality e lounge diventano particolarmente importanti.

Manifestazioni come EICMA a Milano o il Salone Nautico di Genova mostrano quanto possano essere diversi gli ambienti da arredare: spazi espositivi, zone riservate agli ospiti, aree dedicate agli incontri professionali e ambienti pensati per il relax.

Per chi si occupa degli allestimenti, la sfida non è soltanto scegliere arredi gradevoli, ma creare spazi che funzionino davvero durante l’evento.

Area hospitality o lounge? Due spazi con esigenze differenti

I termini vengono spesso utilizzati come sinonimi, ma non indicano necessariamente la stessa cosa.

Un’area hospitality può essere destinata all’accoglienza di clienti, sponsor, partner e ospiti invitati. A seconda dell’evento, può comprendere un punto reception, zone per incontri e spazi dedicati al servizio catering.

Una lounge, invece, privilegia generalmente il comfort e la permanenza, con sedute informali e tavolini che favoriscono le conversazioni.

Naturalmente, le due funzioni possono convivere nello stesso ambiente.

Prima di scegliere gli arredi, è utile chiarire chi utilizzerà lo spazio: ospiti VIP, rappresentanti commerciali, giornalisti, espositori oppure un pubblico più ampio.

Da questa informazione dipendono molte delle scelte successive.

Quali arredi servono per un’area hospitality?

Non esiste una configurazione valida per tutte le manifestazioni. Tuttavia, alcuni elementi ricorrono frequentemente negli allestimenti hospitality per fiere e grandi eventi.

Un punto accoglienza riconoscibile. Un desk reception può aiutare a gestire l’arrivo degli ospiti e a identificare l’ingresso dell’area riservata.

Sedute confortevoli. Poltrone, divani o sedie permettono di creare zone per conversazioni informali e incontri professionali.

Tavoli e superfici d’appoggio. Sono utili per appoggiare materiali, bevande e piccoli oggetti, oltre che per organizzare appuntamenti di lavoro.

Complementi d’arredo. Possono contribuire a definire l’identità visiva dell’ambiente e a distinguere le diverse zone.

Nel catalogo Smacrent sono disponibili diverse soluzioni di arredi a noleggio per eventi, da selezionare in funzione delle dimensioni dello spazio e delle attività previste.

Come organizzare gli spazi quando gli ospiti sono numerosi

In una grande manifestazione, l’affluenza può cambiare sensibilmente durante la giornata.

Un’area hospitality potrebbe essere quasi vuota nelle prime ore e riempirsi rapidamente dopo una presentazione, un incontro istituzionale o un appuntamento in programma.

Per questo è importante non occupare ogni metro quadrato disponibile con gli arredi.

Meglio lasciare percorsi riconoscibili, evitare di collocare le sedute troppo vicino agli accessi e distribuire le superfici d’appoggio in modo da non concentrare tutti gli ospiti nello stesso punto.

Se sono previsti incontri commerciali, può essere utile distinguere una zona più informale da un’area con tavoli e sedute adatti a conversazioni approfondite.

Sono accorgimenti semplici, ma possono migliorare sensibilmente la fruibilità dello spazio.

Hospitality nei grandi eventi: tre aspetti da verificare prima dell’allestimento

Quando si prepara una fornitura di arredi per una grande manifestazione, alcune informazioni sono particolarmente importanti.

1. Dimensioni e caratteristiche dello spazio. Una planimetria aiuta a valutare gli ingombri, ma è utile conoscere anche la posizione degli accessi, delle strutture esistenti e delle eventuali aree di servizio.

2. Numero e tipologia degli ospiti. Non basta sapere quanti invitati sono previsti complessivamente: è importante stimare quante persone potrebbero utilizzare contemporaneamente l’area hospitality.

3. Tempi e modalità di accesso alla manifestazione. Nei quartieri fieristici e nelle grandi location, consegne e operazioni di allestimento possono essere soggette a orari e procedure specifiche, da verificare con gli organizzatori.

Questi elementi permettono di definire una richiesta di noleggio più precisa e di valutare le soluzioni disponibili.

Noleggio arredi per grandi eventi e manifestazioni

Dalle fiere internazionali ai congressi, fino alle manifestazioni culturali e agli appuntamenti dedicati a un pubblico selezionato, le aree hospitality possono assumere forme molto diverse.

Il noleggio di arredi per grandi eventi consente di scegliere sedute, tavoli, desk e complementi in funzione del contesto, senza vincolarsi a una dotazione permanente.

Smacrent propone soluzioni per allestire spazi lounge, aree accoglienza e ambienti destinati agli incontri professionali, con un catalogo adatto a diverse tipologie di manifestazione.

Stai preparando un’area hospitality per una fiera o un grande evento? Consulta il catalogo Smacrent e individua gli arredi più adatti alle caratteristiche dello spazio e alle esigenze dei tuoi ospiti.